TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENCUESTA

CRITERIOS DE GESTION DOCUMENTAL

EJEMPLO DE DIFERENTES ORGANIZACIONES

EL INFORME

EL INFORME

El informe es un documento por el cual se hace conocer el avance o culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de interés. Por ejemplo, los profesores presentan informe sobre el avance de su presentación curricular; un ingeniero, sobre la ejecución de una obra; un trabajador de una tienda comercial, sobre las ventas efectuadas en una semana; de igual manera una secretaria puede enviar un informe, por propia iniciativa de su máquina de escribir; o el presidente de una comisión investigadora puede hacer lo propio sobre los resultados de la investigación que ha realizado su comisión.

ÁREA DE DIFUSIÓN:

El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución o empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel.

PARTES:

El informe posee las siguientes partes:

1. Lugar y fecha

2. código

3. destinatario

4. asunto

5. texto

6. antefirma

7. firma y posfirma

8. "con copia"

9. pie de página

CLASES:

Existen diferentes criterios para clasificar a los informes. Por ejemplo, en la Policía Nacional del Perú los dividen en administrativos y policiales, en base al asunto que tratan. Nosotros, tentativamente, los clasificamos en ordinarios, extraordinarios y técnicos, teniendo en cuenta a las personas que los emplean, la rigidez que observan en su redacción y la regularidad con la que se presentan.

• INFORME ORDINARIO:

El informe ordinario lo usan los que desempeñan cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas.

El informe sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona información sobre el porcentaje de avances en periodos determinados y sobre las condiciones en las que se ejecutan dichas acciones.

Además, el informe ordinario constituye un verdadero documento de trabajo, porque también sirve para formular proyectos, resúmenes, cuadros estadísticos, comparaciones, etc. Por eso, toda información que suministre debe ser fría, objetiva e imparcial.

CARACTERÍSTICAS:

a) Es regular y rígido. Regular, porque se remite periódicamente, cada vez que transcurre el lapso fijado de antemano; y rígido, porque se estructura bajo determinados lineamientos dados también con anticipación.

b) El informe ordinario puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral o semestral.

d) Por lo general es numerado.

e) La mayoría lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de revisión.

• INFORME EXTRAORDINARIO:
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El informe extraordinario lo usan los que desempeñan cargos, los responsables o miembros de comisiones (tengan o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.

CARACTERÍSTICAS:

a) Es irregular y flexible; es decir, no se fijan periodos estrictos para su remisión ni normas rígidas para su redacción.

b) Los informes extraordinarios se envían a pedido de la autoridad y/o cuando es necesario comunicar algún avance o culminación de alguna tarea encomendada, haya o no petición del superior.

c) Pueden ser numerados o no. La numeración de los informes extraordinarios es obligatoria solo si el remitente desempeña cargo administrativo.

d) Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de remisión.

e) No llevan titulo

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• EL INFORME TÉCNICO:

El informe técnico es aquel que informa las acciones que se han ejecutado en el cumplimiento de la misión encomendada y es usado por los especialistas.

El informe técnico se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad competente. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta las acciones de la autoridad, particularmente en el tratamiento, esclarecimiento o solución de problemas o hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones. Es elaborado por uno o más especialistas.

CARACTERÍSTICAS:

a) En el código lleva "informe técnico" como nombre del documento.

b) Usa obligatoriamente "referencia".

c) Es numerado.

d) El que lo firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.

SUBTITULOS DEL TEXTO DEL INFORME TÉCNICO

El texto del informe técnico puede comprender los siguientes subtítulos:

• a) Introducción: que especifica el motivo o las razones que impulsan a la redacción del informe.
• b) Antecedentes: que ofrece una breve historia de cómo de suscitan los actos o hechos que se estudian.
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LA CARTA

LA CARTA

Es un documento de carácter privado que se utiliza en las entidades que no dependen del estado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de interés en común relacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social, familiar o amical.

ÁREA DE DIFUSIÓN:

Se difunde en:

Las empresas y demás entidades, estableciendo comunicación a nivel externo, o sea, con otras entidades ajenas a ellas.

Entre personas naturales para que se comuniquen entre sí y con las empresas públicas o privadas.

CLASES:

• 1. Por el número de destinatarios:

• Carta simple: solo tienen un destinatario
• Carta circular: tienen más de un destinatario.

• 2. Por el tema que tratan:

• Carta administrativa: trata asuntos de carácter administrativos en las empresas e instituciones.

Es un documento por el cual una persona otorga poder a otra para que la represente en un acto o varios.

El apoderado puede renunciar a la representación conferida por el poderdante en cualquier momento mediante comunicación cursada a él (carta de renuncia).

El poder conferido puede ser revocado en cualquier momento por el poderdante utilizando el mismo medio.

• Carta comercial: usadas por las empresas y personas para tratar asuntos comerciales.
• Carta notarial: se firma con el remitente legalizado por notario público.
• Carta familiar: trata según la familia y sus intereses.

• 3. Otros tipos:

• Carta poder: requiere tratamiento referenciado de la carta notarial, porque a veces necesita la intervención de notario público y otras no.
• Carta con carácter de declaración jurada: carta simple que se presenta a las entidades del sector público con el propósito de cumplir ciertas exigencias legales.
• Carta-Solicitud de empleo: es un documento mixto, por su forma es una carta y por su contenido se parece a una solicitud. Se utiliza cuando se quiere dirigir a una empresa pública para ser considerado como postulante para cubrir una plaza de algún empleo.

EJEMPLO DE CARTA

ACTA DE INICIO

ACTA DE INICIO

Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de un consorcio, la elección de una persona para un cargo que puede ser público o privado, la reunión del directorio de una empresa u organización, la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal de algo como ocurrido por la Importancia y porque en el futuro, de mediar la necesidad, puede servir como prueba en un juicio.

Así y tal como sucede con otros documentos públicos, el acta deberá contar con una serie de datos que serán determinantes a la hora de evaluar su validez, en tanto y generalmente, la misma está labrada por un profesional que se conoce como escribano y que como tal está facultado para proceder en la confección de la misma.



Entre los datos que sí o sí deberán quedar asentados en este documento se cuentan: fecha, hora, una brevísima introducción acerca del motivo del labra de la mencionada, luego, en lo que se denomina como cuerpo, el escribano hará un detalle pormenorizado de lo que sucedió en el acto o reunión en cuestión y que motivaron la celebración de la pertinente acta. Esto entre los datos más básicos que deberán figurar y en el caso por ejemplo de tratarse de una reunión de consorcio, como bien comentábamos más arriba, que puede ser una de las motivaciones de la creación de este tipo de documento, se deberá asentar la nómina de los participantes de la misma, una síntesis de los debates en el caso que hayan incurrido en los mismos, asimismo como las conclusiones a las cuales se llegó y si a las mismas se arribó luego de una votación, también dar cuenta de cómo fue el resultado de esta.

Para darle un corte final a la misma, normalmente, se utiliza un párrafo de estilo en el cual se indica la hora en la cual el acto que se llevó a cabo llega a su fin y acotando que al pie se asentarán las firmas de aquellos que estuvieron presentes en el acto y que prestaron plena conformidad al mismo.
Las actas suelen luego ser transcriptas en libros especialmente preparados y diseñados para tal menester, con hojas renglonadas y enumeradas correlativamente.

Clasificación de actas a nivel notarial

A nivel notarial, es un instrumento público original en el que el notario, por pedido de la parte solicitante, constata bajo su fe hechos de los que ha sido testigo o que le consten. Esto siempre va acompañado por su sello y firma. Se clasifican en:

Actas de presencia: aquí, el notario da fe de un hecho que ha percibido a partir de sus sentidos, como la vista o el oído.

Actas de remisión de documentos: por medio de este acredita que un documento fue mandado  por correo postal, telefax o u otro medio, además del contenido de dicha comunicación.

Actas de notificación y requerimiento: detallan a la persona notificada algún dato o medida que se haya tomados de la que solicita la intervención notarial y las de requerimiento. Sumados a ello, intima al requerido a que adquiera una actitud específica.

Actas de entrega de documentos, efectos, dinero u otras cosas y de ofrecimientos de pago: estas incluyen la transcripción del documento que se ha otorgado, el detalle del objeto, la naturaleza, sus características y notas individuales de los efectos. El objetivo es permitir  la entrega a una tercera persona, por parte del notario.

Actas de referencia o manifestaciones: en estas, el Notario acredita, por pedido de algún individuo, las manifestaciones lícitas que este u otro individuo hagan en su presencia, de manera espontánea. Es prescindible la presencia del notario, y que se incluya en el texto “usando las mismas palabras en cuanto fuere posible”.

Actas de protocolización: se trata de aquellas que le agregan algo algo al protocolo, de manera que se reduzcan las posibilidades de su extravío, se compruebe que existe o bien, la posesión en esa fecha y que se puedan tener copias a futuro.

Actas de depósito: en ella se deposita ante notario un objeto o documento, estableciendo cuáles serán las condiciones de restitución. Tanto en este tipo como en la protocolización, los papeles que se otorguen deben ser analizados por el notario para corroborar que sean legales. .

1. Actas de notoriedad: por ellas, el notario da fe de algo que no ha percibido a través de sus sentidos, siendo el juicio de un notario a ´partir de la evidencia de un determinado suceso.

EJEMPLO DE ACTAS

ACTA DE NACIMIENTO

ESTOS DOCUMENTOS SE ARCHIVAN

RESOLUCION

RESOLUCION
 Las resoluciones son docuemntos que emanan de las autoridaddes en ejercicio de sus funciones, sobre asuntos de su competencia. Se basan en dispositivos legales específicos (constitución, leyes, decretos, etc).
La resolución puede ser espedida por el Poder Ejecutivo o sus representantes: Presidente de la República y Ministros: por el Poder Judicial; Jueces, por el parlamento y por los Jefes de Instituto Armados y Fuerzas Policiales.

Las atribuciones de cada una de las autoridades se basa en: resolver, ordenar, nombrar, dictar, decidir en asuntos de su competencia.

La Resolución puede ser:

Resolución Suprema expedida por el Presidente de la República.

Resolución Ministerial expedida por el Ministerio del Sector.
Resolución Directorial espedida:
a) Por los funcionarios con rango de Director.
b) Región Directorial Subregional.

 FUNCIÓN. Muchas veces la resolución pone fin, accediendo o denegando, a un procedimiento administrativo iniciando por un simple recurso de petición o de impugnación. Otras veces decide  o dicta normas por propia iniciativa de las autoridades, amaparadas en leyes, disposiciones vigentes o en sus atribuciones.

La función de las resoluciones se refleja en su finalidad de:

a) Decidir.
b) Fallar.
c) Ordenar.
d) Resolver.
e) Dictar.
f) Nombrar.

 USOS. De acuerdo a quien le expide, puede ser:

a) Resolución Suprema: dada por el Presidente de la República y refrendada por el ministro del ramo.
b) Resolución Ministerial: - R.D. Superior.
                                     - R.D. Regional.
                                     - R.D. Zonal.
d) Resolución Judicial.
e) Resolución Rectoral.
f) Resolución Gerencial.
g) Resolución Prefectural.
h) Resolución Municipal, etc.

La Resolución puede ser:

Resolución Suprema expedida por el Presidente de la República.
Resolución Ministerio expedida por el Ministerio del Sector.
Resolución Directoral expedida:

a) Por los funcionarios con rango de Director.
b) Región Directoral Subregional.

Características:

a) La resolución pone fin de alguna acción o gestión realizada.
b) Tiene valor desde la fecha de su expedición.

Clases:

A) Resolución de nombramiento o subrogación en el cargo.
B) Resolución de autorización: viaje, pagos de pensión, exoneración de impuesto, etc.
C) Resolución de traslado permuta, ascenso, etc.
D) Resolución de Aprobación.

Partes:
1. Numeración. Al igual que otros documentos se escribe resolución seguida del número y de las iniciales y de la s iniciales de la autoridad, ejemplo:
RESOLUCIÓN Nº 220-....../DGE
2. Lugar y fecha.
3. Cuerpo o texto. Comprende los siguientes puntos:
a) VISTO, en esta parte se usa cuando la resolución es originada por la presentación de un documento.
b) CONSIDERANDO, es la parte donde plantean los fundamentos legales y los motivos que precisa la resolución.
c) PARTE RESOLUTIVA, aquí se mencionan la orden, el fallo o el dictamen. Siempre se empieza con la palabra "Se Resuelve".
4. Orden o mandato. Es la parte donde se usan las siguientes expresiones "regístrese, comuníquese y archívese".
5. Firmas.
6. Iniciales.